Uma das principais preocupações dos gestores de empresas é e sempre foi a definição de um método de trabalho para a equipe de modo a melhorar resultados, eficiência e reduzir custos; é para isso que foram criadas a filosofia Lean e a metodologia Seis Sigma, ambas com foco em melhorar o método de trabalho através de mais qualidade e menos gastos. Quando pensamos na gestão de um projeto em uma empresa, há sempre o dilema de quando e como usar um método de gestão ágil, como o Scrum, ou um método de gestão de projetos tradicional, também conhecido como waterfall ou modelo em cascata; mas quais são as diferenças, vantagens e desvantagens desses modelos?

A Gestão de Projetos em Cascata

Formalizado inicialmente em 1970 pelo cientista Winston Royce, o modelo de gestão de projetos em cascata ou waterfall se define como a execução sequenciada de etapas muito bem definidas do projeto: Levantamento das necessidades do cliente, Design das entregas, Desenvolvimento das entregas, Integração de componentes, Validação das entregas e por fim o encerramento do projeto e envio do que foi construído para o cliente.

Esse modelo afirma que é necessário realizar todo o planejamento do projeto, seus custos, atividades e entregas antes mesmo dele ser iniciado; além disso, a execução das etapas acima deve ser feita sequencialmente, e não é permitido voltar em etapas já concluídas (daí a analogia com uma cascata). Essa estratégia é a mais utilizada atualmente em projetos, onde o planejamento é feito no início e de forma detalhada. As vantagens dessa abordagem são um maior controle do que está sendo feito (definição exata do escopo e cronograma do projeto), maior previsibilidade em relação às atividades realizadas e de forma geral um processo de desenvolvimento mais controlável.

No entanto, essa previsibilidade e planejamento restringem as necessidades do cliente a apenas o que foi coletado na primeira etapa do processo em cascata, não sendo possível realizar alterações nos requisitos e demanadas sem impacto direto nos custos, tempo e qualidade do projeto em desenvolvimento. Em alguns tipos de mercado, como por exemplo o de construção civil, essas limitações não tem tanto impacto pelo fato de alterações ao longo de um projeto de construção sempre terão impacto em custo e muitas vezes não são viáveis; no entanto em mercados de prestação de serviços ou mesmo algumas indústrias, as alterações na demanda do cliente fazem a regra e devem ser consideradas ao longo de todo o projeto. Foi pensando nesses mercados que Jeff Sutherland contruiu a metodologia de gestão denominada Scrum.

A Gestão de Projetos Scrum

Inspirado pelo artigo de 1986 da Harvard Business Review onde os autores Hirotaka e Ikujiro descrevem os métodos de gestão usados na época pelas empresas mais inovadoras do mundo (3M, GE, Motorola, etc.), o então pesquisador Jeff Sutherland contruiu uma metodologia que não apenas permitisse mudanças nas necessidades do cliente ao longo do projeto, mas encorajasse essas alterações: surgiu-se então o Scrum (em homenagem ao termo de rugby onde os jogadores se reúnem para discutir jogadas antes do lance de bola).

Nessa nova abordagem o escopo do que será feito é totalmente aberto e dependente do cliente, sendo que o planejamento inicial é o mínimo necessário para iniciar o projeto; os pontos mais importantes do método são transparência (toda a equipe sabe em que cada um está trabalhando), adaptabilidade (para atender às mudanças dos clientes) e inspeção (verificar contantemente o que e como as tarefas estão sendo feitas, buscando melhorar continuamente o processo de execução e planejamento iterativo)

Além disso, como não mais um planejamento detalhado inicialmente, a equipe precisa definir constantemente junto ao cliente o que deve ser feito e com qual frequência serão entregues um pacote de atividades (esse tempo é denominado sprint); também não existe mais o papel do controlador do projeto, que diz o que cada membro deve executar em cada instante: a equipe é auto-gerenciada e funciona construindo o que mais agrega valor ao cliente de imediato.

Embora as vantagens dessa abordagem sejam óbvias (entregas mais frequentes, foco no cliente e em suas necessidades, maior comunicação entre a equipe), os custos e tempo de execução total do projeto não são claramente visíveis, o que dificulta a previsibilidade das atividades e controle sobre seus resultados.

Em termos de escolha, ambos são adequados e funcionam perfeitamente se bem aplicados: se quiser uma previsibilidade e controle maior, sem se preocupar/encorajar alterações por parte do cliente, o método cascata gera os maiores benefícios. Caso a preocupação seja com o cliente, em atender suas expectativas no tempo (que podem mudar), o Scrum é a melhor abordagem. Infelizmente, não temos bala de prata: cada gestor deverá pesar a estratégia e execução de cada método, escolhendo o que melhor se encaixa em sua realidade.

Quer saber mais? Matricule-se nos melhores cursos do mercado na área

Introdução aos métodos ágeis (Scrum)

Gerenciamento de Projetos: Fundamentos e Práticas